報告書の書き方

お中元に添え状でも、ビジネスの取引先に対するお中元の場合は、どういう点に気をつけるべきでしょうか。

取引先へのお中元の添え状では、日頃の感謝を述べる文面も特定の個人に対するお礼ではなく、相手方の社員全員、または部員全員に対するお礼の文面にしておいた方が無難です。人事異動などで相手側の担当者が変わる場合があるからです。

ただし、お中元の添え状の宛先は、会社名だけでなく「御一同様」とする方がよいでしょう。会社に対する御礼というよりも、人に対しての御礼であるとの印象を出すことができるます。

以下は、取引先へのお中元の添え状の例文です。この文例を参考に、お中元の添え状を書いてみてください。



拝啓　向暑の候、皆さまにはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
　いつも弊社をご愛顧いただき、まことにありがとうございます。また、折に触れ、私ども営業部員をお引きたていただき、一同心より感謝しております。
　このほどお中元のご挨拶として、心ばかりのものを送らせていただきました。どうぞ皆様でお召し上がりください。
　御社ならびに御一同様のさらなるご発展を心よりお祈りいたします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
二○○七年七月一五日


　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社ヤマダ
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部　川本直人

ＸＸ商事株式会社　仕入管理部御一同様

取引先より会社あてのお中元をいただいた場合のお礼状の例文です。会社から会社あてのお中元やお歳暮の礼状の場合は、礼状の文中には個人名を出しません。また、礼状の宛先、差出人も社名、部署名にします。

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拝啓　向暑の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
　お送りいただいたお中元の品を先日拝受いたしました。日頃私どもにご尽力くださるうえに、このようなお心遣いまでしていただき、深くお礼申し上げます。
　すぐにもお礼を申し上げなければならないところ、多忙にまぎれて遅れてしまい、たいへん失礼いたしました。
　今後ともご高配のほどお願いいたします。
　とりいそぎ、書面にてお礼申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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取引先の担当者から直接お中元やお歳暮を受け取った後、取引先の上司宛に礼状を出す場合は、文面に担当者の名前を出すのもよいでしょう。

「○○（担当者の名前）様を通じて、お中元（お歳暮）のご挨拶をたまわり、まことにありがとうございます。」のように担当者から受け取ったことを書き表すこともできます。

また、「○○様の行きとどいたお仕事ぶりには、私をはじめ一同大変感謝しております。」など、担当者の日頃の仕事ぶりについてのほめ言葉や、ねぎらいの言葉を添えるのもよいでしょう。

お中元やお歳暮を取引先から受け取り、御礼の品を送る場合もあります。また、お中元、お歳暮の送るつもりの相手から、先に受け取ってしまうこともありますね。その場合のお中元、お歳暮の添え状については、文章の始めの方で、後出しになってしまったことを詫びる言葉を書くようにしましょう。


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拝啓　向暑の候、貴社におかれましては、いよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。
　このたびは、過分なる中元の品をたまわり、まことにありがとうございました。弊社こそ、日頃のお礼をさしあげなければならないところ、お先にご丁寧なご挨拶をいただき、恐縮しております。
　遅ればせではありますが、感謝のしるしに、一品送らせていただきました。皆様でお召し上がりいただければ幸いです。
　最後になりましたが、御社のさらなるご発展をお祈りいたしております。暑さの盛りを迎えますので、皆さまお体にはご留意ください。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

平成十九年七月十二日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社ＸＸ商事
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　仕入管理部

株式会社ヤマダ　営業部御一同様


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時候の挨拶には、「向暑の候」のほかに、「盛暑の候」「炎暑の候」「猛暑の候」などの表現があります。

お歳暮の場合には、季節の挨拶を「盛暑の候」から「歳晩の候」「寒冷のみぎり」に書き換えましょう。

プレゼンテーションなどに参加するための出張の報告の書き方では、まず、会議の議題について客観的に記し、次に自分の意見や感想をまとめるという子ことが重要になります。会議で配られた資料は必ず受け取り、報告書を提出する際に、「詳細は添付資料を参照」として、資料を添付しましょう。

出張報告書にもそれぞれの会社の形式があるでしょう。その形式にのっとって、簡潔に、漏れのないように書くことを心がけましょう。特に形式が決まっていない場合には、次の出張報告書を参考にしてみましょう。



平成18年6月27日
営業部部長
永沢敬一郎殿

第一営業部
三浦純也　印


出張報告書

去る6月22日より2日間、営業会議に出席のため出張しました。以下の通り報告いたします。

記

期日
平成19年6月22日（木）〜6月23日（金）

目的
北九州エリア営業会議に出席のため

行動
6月22日午後1時〜4時30分　営業会議
6月23日午前10時〜12時　博多営業所社員とのミーティング
午後1時〜5時　博多営業所所長北岡氏と特約店回り

感想
・ 営業会議での内容と北岡氏との特約店回りで、北九州地区には、まだまだ特約店開拓の余地があると感じた。今期の営業目標の再検討を提案した。
・ 社員とのミーティングでは、新入社員向けのより詳しい営業マニュアルの必要性を実感した。本社営業部への提案としたい。

添付書類
北九州地区特約店受注状況一覧

出張報告書の書き方について考えてみました。

出張報告書の書き方で注意する点は、まず、出張した者がだれなのか、出張の日時と期間、出張の目的、訪問先の企業などの名前、出張先での処理やその結果を明確にしる、ということです。

出張先での行動は、時系列に記すと読みやすく、分かりやすい報告書になります。その都度、詳しくメモを取ることが一番ですが、忙しく、仕事後の付き合いなどで忘れてしまうこともあるかもしれません。

そこで、前もって出張計画書を作っておくと良いでしょう。出張計画書には、出張の目的や、出張先でのスケジュールの計画を記しておきます。この計画通りなら、報告書にその通り記すことができます。

出張が自分ひとりで行くものではない場合、同行する人が内部の社員であっても、関連会社や相手の会社の人であっても、その人の氏名と役職を明確にしておきます。名刺交換をしたら、紛失することのないように大切に保管しましょう。

わざわざ出張をしたのですから、現地に足を運んだものにしか分からないような、最新の情報を盛り込むことができるよう努力しましょう。そのため、出張の間は、行動した時間だけでなく、話の内容や相手の反応などを常にメモしておくことをおすすめします。

出張報告書には、利用した交通機関やかかった交通費、利用した宿泊施設と費用を記さなければならない場合もあります。そのため、発効される領収書などの管理は怠りなく。出張に関連する領収書は必ず持ち帰り、保管しておきましょう。